运动会秩序册编排EXCEL经验总结
工作需要,需要收集各班的运动会报名表,并按照要求排列小运动员们的比赛顺序。 一、报名表汇总 1.报名表 学校以前的运动会表格是在word里,收集完所有班级报名表,再由人工打字一个一个输名字编排,耗时耗力。 稍作复制粘贴,更改为excel让各班填写。(电子表格要统一,否则合并错误) 收集完14个班,一共大约672个人名。 2.合并工作簿 依次点击,数据-获取数据-从文件夹 选中放14个工作簿的文件夹 3.转换数据 合并后,需要转换数据,保留有用的内容。 选中“内容列”和工作簿“名字列”,删除其它没有用的列 添加自定义列,使用公式提取内容合并,并将第一行作为标题字段 Excel.Workbook([Content],true) 展开自定义列,不使用前缀 展开后选中“数据列(Data)”和“文件名列(Name)”,删除其它没有用的内容列。 删除后展开标题字段,完成合并。 4.班级名称的提取 所有人名都必须加上班级如:XXX(2.1),如果一个一个复制粘贴工作量巨大; 先将文件名转换为班级,选中文件名列,添加自定义列; 自定义一个班级列,这里用到替换的公式; 将”文件名列”(1.1.xlsx)前三个字符“1.1”保留下来,将后面.xlsx替换掉(删除) Text.ReplaceRange([Name],3,5,"") 替换后之前的列就没有用了,可以删除。 对班级列进行操作,添加前缀,添加后缀; 目的是给班级加个括号。 5.Excel合并两列 班级列处理完后,添加自定义列,将姓名列和班级列进行合并操作。 将刚才的替换公式改一下; 第一个参数为有姓名的列; 第二个参数,一般姓名三个字,保留前三个,两个字符默认全部保留。(我应该填4,有的姓名四个字) 第三个参数,不替换任何字符 第四个参数,需要合并的内容,直接填列名,将对应的班级自动合并到名字上。 其它的五个列:“男二、男三、女一、女二、女三”皆用这种方法完成合并。 所有列的姓名都有班级后,再将“班级”列删除。 6.关闭并上载 最后再检查一下合并后数据。可以进行筛选、查找。 二、秩序册表格编写 根据比赛时间,项目顺序的安排,完成空白表格。 更多的是直接复制粘贴完成后面的表格,注明“项目 时间 年级 性别” 特别注意表格和文字不要超过打印区域,否则后面数据换行比较麻烦。 三、填充数据 1.筛选数据 筛选出相关项目,复制对应“年级和性别”的姓名,粘贴到表格里。 这里复制十分方便,不管两个班还是三个班,直接一起复制过去。 2.单元格交换位置 为了保证公平,不同班级之间要交叉编排。 选中单元格,按住shift,鼠标左键拖动交换位置。 两个班,交换一次中间上下两个的姓名。 三个班 1 、1 、1 、 2、 2、 2、 3、 3 、 3 按住shift,鼠标左键拖动。 最少移动两步,数据的第一列第一行移动到最下面; 2,1,1 3,2,2 1,3,3 数据的第三列最后一行移动到最上面; 2,1,3 3,2,1 1,3,2 每个班这样就均匀叉开。 3.转置 垒球、跳远、跳高等项目,需要1,2,3,1,2,3....班级交叉排序; 将男一、男二...不同班级竖着依次复制; 粘贴时选择转置。 使用这几个技巧,复制粘贴编排数据更便捷。能够很快依次完成秩序册比赛的编排。
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